Die für das Lohnsteuer-Abzugsverfahren maßgebenden Merkmale, wie Steuerklasse, ggf. der Faktor dazu, Zahl der Kinderfreibeträge, andere Freibeträge, aber auch das Kirchensteuerabzugsmerkmal werden von der Finanzverwaltung für alle Arbeitnehmer in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die Finanzverwaltung stellt den Arbeitgebern diese Informationen zum elektronischen Abruf bereit (ELStAM - Elektronische LohnSteuerAbzugs Merkmale).

Bei Beschäftigungsbeginn hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung anzumelden, die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM abzurufen, in das Lohnkonto zu übernehmen und sie für die Dauer des Dienstverhältnisses anzuwenden. Etwaige Änderungen teilt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten elektronisch mit. Der Arbeitgeber weist die beim Lohnsteuerabzug berücksichtigten ELStAM in der jeweiligen Lohn-/Gehalts-/Bezügeabrechnung aus.

Gehen Sie ein neues Dienstverhältnis ein, benötigt Ihr neuer Arbeitgeber für den ELStAM-Abruf folgende Angaben:

• Steueridentifikationsnummer (IdNr.),
• Geburtsdatum,
• Mitteilung, ob es sich um eine Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung handelt,
• und außerdem bei einem Nebenarbeitsverhältnis: ob und in welcher Höhe ein vom Finanzamt festgestellter Freibetrag bei Steuerklasse VI abgerufen werden soll.

Je nachdem, ob die Besteuerung im Rahmen einer Haupt- oder Nebenbeschäftigung erfolgen soll, ruft der Arbeitgeber die individuellen ELStAM mit der günstigeren Steuerklasse I bis V (Hauptbeschäftigung) oder die Steuerklasse VI (Nebenbeschäftigung) ab.

Für den Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit, auch nur einen oder mehrere zum Abruf von ELStAM berechtigte(n) Arbeitgeber zu benennen (Abrufberechtigung, Positivliste) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung auszuschließen (Abrufsperre, Negativliste). Die fehlende Abrufberechtigung hat allerdings zur Folge, dass der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse VI durchzuführen hat.

Bei der Bildung der ELStAM sind die jeweiligen tatsächlichen Verhältnisse maßgebend.

Wenn bestimmte ELStAM günstiger sind, als es Ihren Verhältnissen entspricht, sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre ELStAM umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen.

Wenn sich etwas zu Ihren Gunsten ändert, können Sie die ELStAM von Ihrem Finanzamt ändern lassen. Eheschließungen bzw. die Geburt eines Kindes werden von der Finanzverwaltung regelmäßig aufgrund entsprechender Mitteilungen der Gemeinden als ELStAM berücksichtigt. Hier brauchen Sie nicht tätig zu werden.

Eintragung von Kinderfreibeträgen:

Im Inland ansässige Kinder, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, werden grundsätzlich automatisch berücksichtigt.

Für Kinder, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, sowie für Pflegekinder wird bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen auf Antrag durch das Finanzamt ein Kinderfreibetragszähler gebildet.

Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern:

Die als ELStAM gespeicherte Steuerklasse können Sie bei Ihrem Finanzamt im Laufe eines Kalenderjahres einmal, und zwar spätestens bis zum 30. November des Jahres, ändern lassen. Die Wahl des Faktorverfahrens durch beide Ehegatten/Lebenspartner gilt auch als Steuerklassenwechsel.

Der Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern ist beim Finanzamt grundsätzlich von beiden Ehegatten/Lebenspartnern gemeinsam und bei Wahl des Faktorverfahrens unter Angabe der voraussichtlichen Arbeitslöhne der entsprechenden Kalenderjahre oder auch in Verbindung mit einem Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung zu stellen. Dazu hält die Finanzverwaltung den amtlichen Vordruck "Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern" bereit.

Abweichend davon ist ab 2018 ein Wechsel der Steuerklassenkombination III/V in IV/IV auch auf Antrag nur eines Ehegatten/Lebenspartners möglich mit der Folge, dass beide Ehegatten/Lebenspartner in die Steuerklasse IV eingereiht werden. Durch diese einseitige Antragsmöglichkeit wird sichergestellt, dass die Steuerklassenkombination III/V nur zur Anwendung kommt, wenn und solange beide Ehegatten/Lebenspartner dies wünschen. Der Antrag ist beim Finanzamt auf dem amtlichen Vordruck "Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartner" zu stellen und vom Antragsteller eigenhändig zu unterschreiben.

In den Fällen, in denen im Laufe eines Jahres ein Ehegatte/Lebenspartner aus dem Dienstverhältnis ausscheidet oder verstirbt, können Sie bei Ihrem Finanzamt bis zum 30. November des Jahres auch noch ein weiteres Mal den Steuerklassenwechsel beantragen. Das Gleiche gilt, wenn Sie oder Ihr Ehegatte/Lebenspartner nach vorangegangener Arbeitslosigkeit wieder ein Dienstverhältnis eingehen, nach einer Elternzeit das Dienstverhältnis wieder aufnehmen oder Sie und Ihr Ehegatte/Lebenspartner sich im Laufe des Jahres auf Dauer getrennt haben.

Der Steuerklassenwechsel kann nur mit Wirkung vom Beginn des auf die Antragstellung folgenden Monats vorgenommen werden.

Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren

Durch die Eintragung eines Freibetrags in den ELStAM ermäßigt sich die Lohnsteuer, die der Arbeitgeber von Ihrem Arbeitslohn einbehalten muss. Freibeträge können Sie beim Finanzamt beantragen, wenn Sie bestimmte Aufwendungen haben oder Ihnen Pauschbeträge zustehen. Der Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung ist nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu stellen.