Dem Arbeitgeber werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch seit dem zweiten Kalendervierteljahr 2012 zur Verfügung gestellt.

Die für das Lohnsteuer-Abzugsverfahren maßgebenden Merkmale, wie Steuerklasse, gegebenenfalls der Faktor dazu, Zahl der Kinderfreibeträge, andere Freibeträge, aber auch das Kirchensteuerabzugsmerkmal werden von der Finanzverwaltung für alle Arbeitnehmer in einer zentralen Datenbank gespeichert. Die Finanzverwaltung stellt den Arbeitgebern diese Informationen zum elektronischen Abruf bereit (ELStAM - Elektronische LohnSteuerAbzugs Merkmale).

Bei Beschäftigungsbeginn hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung anzumelden, die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM abzurufen, in das Lohnkonto zu übernehmen und sie für die Dauer des Dienstverhältnisses anzuwenden. Etwaige Änderungen teilt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten elektronisch mit. Der Arbeitgeber weist die beim Lohnsteuerabzug berücksichtigten ELStAM in der jeweiligen Lohn-/Gehalts-/Bezügeabrechnung aus.

Gehen Sie ein neues Dienstverhältnis ein, benötigt Ihr neuer Arbeitgeber für den ELStAM-Abruf folgende Angaben:

• Steueridentifikationsnummer (IdNr.),
• Geburtsdatum,
• Mitteilung, ob es sich um eine Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung handelt,
• und außerdem bei einem Nebenarbeitsverhältnis: ob und in welcher Höhe ein vom Finanzamt festgestellter Freibetrag bei Steuerklasse VI abgerufen werden soll.

Je nachdem, ob die Besteuerung im Rahmen einer Haupt- oder Nebenbeschäftigung erfolgen soll, ruft der Arbeitgeber die individuellen ELStAM mit der günstigeren Steuerklasse I bis V (Hauptbeschäftigung) oder die Steuerklasse VI (Nebenbeschäftigung) ab.

Für Sie als Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit, auch nur einen oder mehrere zum Abruf von ELStAM berechtigte(n) Arbeitgeber zu benennen (Abrufberechtigung, Positivliste) oder bestimmte Arbeitgeber von der Abrufberechtigung auszuschließen (Abrufsperre, Negativliste). Die fehlende Abrufberechtigung hat allerdings zur Folge, dass der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse VI durchzuführen hat.

Bei der Bildung der ELStAM sind die jeweiligen tatsächlichen Verhältnisse maßgebend.

Wenn bestimmte ELStAM günstiger sind, als es Ihren Verhältnissen entspricht, sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre ELStAM umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen.

Wenn sich etwas zu Ihren Gunsten ändert, können Sie die ELStAM von Ihrem Finanzamt ändern lassen. Eheschließungen beziehungsweise die Geburt eines Kindes werden von der Finanzverwaltung regelmäßig aufgrund entsprechender Mitteilungen der Gemeinden als ELStAM berücksichtigt. Hier brauchen Sie nicht tätig zu werden.