Vor Beratungsbeginn:

• Vor Antragstellung müssen Jungunternehmen und Unternehmen in Schwierigkeiten ein kostenloses Informationsgespräch mit einer regionalen Ansprechpartnerin oder einem regionalen Ansprechpartner über die Zuwendungsvoraussetzungen führen. Bestandsunternehmen ist es freigestellt, ein Informationsgespräch in Anspruch zu nehmen. Die Auswahl der regionalen Ansprechpartnerin oder des regionalen Ansprechpartners ist den jeweiligen Unternehmen überlassen. Es muss sich um eine oder einen bei einer Leitstelle registrierte nationale Ansprechpartnerin oder registrierten regionalen Ansprechpartner handeln
• Zwischen Informationsgespräch und Antragstellung dürfen nicht mehr als 3 Monate liegen.
• Anträge auf Gewährung eines Zuschusses zu den Kosten einer geplanten Beratung können nur online über die Antragsplattform des BAFA gestellt werden. Antragsteller und Zuwendungsempfänger ist das beratene Unternehmen.
• Die eingeschaltete Leitstelle prüft vorab die formalen Fördervoraussetzungen und informiert das Unternehmen über das Ergebnis, die Bedingungen der Förderungen sowie die Vorlagefristen für den Verwendungsnachweis. Anschließend leitet sie die Unterlagen an das BAFA zur Entscheidung weiter. 
• Erst nach Erhalt dieser unverbindlichen Inaussichtstellung der Förderung kann mit der Beratung begonnen werden, ansonsten kann kein Zuschuss gewährt werden. Eine rückwirkende Förderung ist ausgeschlossen. Als Beginn der Beratung zählt auch der Abschluss eines Vertrages über die zu erbringende Maßnahme.

Nach Abschluss der Beratung:

• Spätestens 6 Monate nach Erhalt des Informationsschreibens müssen der Leitstelle folgende Unterlagen im elektronischen Verfahren vollständig vorgelegt werden:
• Ausgefülltes und vom Antragstellenden eigenhändig unterschriebenes Verwendungsnachweisformular
• Vom Antragstellenden ausgefülltes und unterschriebenes Formular zur EU-KMU- und De-minimis-Erklärung
• Das Bestätigungsschreiben des regionalen Ansprechpartners über die Führung des Informationsgesprächs (nur bei Jungunternehmen und Unternehmen in Schwierigkeiten)
• Beratungsbericht
• Rechnung des Beratungsunternehmens
• Kontoauszug des Antragstellenden über die Zahlung der Beratungskosten

Anmeldung zur Einreichung des Verwendungsnachweises:

• Zum Anmelden benötigen Sie Ihre Vorgangsnummer sowie Ihre Postleitzahl. Die Vorgangsnummer finden Sie auf dem Schreiben (rechts oben unter „Mein Zeichen“), mit dem Sie informiert wurden, dass Sie mit der Beratung beginnen dürfen. 
• Sie geben nur die 7 Zahlen nicht aber die Abkürzung „UBF“ ein. Der Themenbereich ist „Unternehmensberatung Verwendungsnachweis“. 
• Anschließend füllen Sie alle Felder aus, gehen über „Weiter“ auf die 2 Seite und laden dort die EU-KMU- und De-minimis-Erklärung, wenn nötig (nur bei Jungunternehmen und Unternehmen in Schwierigkeiten) das Bestätigungsschreiben, den Beratungsbericht, die Beraterrechnung und Ihren Kontoauszug hoch.
• Nachdem Sie diese Unterlagen hochgeladen haben, gehen Sie auf den Button „Zur Übersicht“ und prüfen Ihre Angaben sowie die hochgeladenen Dokumente. 
• Sie haben jetzt noch einmal die Möglichkeit zur Korrektur („Eingabe korrigieren“). 
• Ansonsten können Sie Ihre Unterlagen über den Button „absenden“ verschicken. 
• Anschließend erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem vorbefüllten Verwendungsnachweisformular. Dieses Formular müssen Sie ausdrucken, unterschreiben und über den „Upload-Bereich“ hochladen und versenden. Erst mit Ihrer Unterschrift ist Ihr Verwendungsnachweis frist- und formgerecht erstellt.

Wenn Sie Unterlagen nachreichen wollen (zum Beispiel aufgrund einer Anhörung), sind diese ebenfalls über den „Upload-Bereich“ hochzuladen.

Bewilligung und Auszahlung des Zuschusses

• Die Leitstelle prüft im Anschluss die vorgelegten Unterlagen auf Übereinstimmung mit der Rahmenrichtlinie vor, führt notwendige Sachverhaltsaufklärungen durch und leitet diese mit einem Votum versehen an das BAFA zur Entscheidung weiter.
• Die Bewilligung und Auszahlung des Zuschusses erfolgt nach abschließender Prüfung der Antrags- und Verwendungsnachweisunterlagen durch das BAFA. 
• Sämtliche Unterlagen müssen vollständig und fristgerecht bei der Leitstelle eingegangen sein und zum Zeitpunkt der Entscheidung durch das BAFA alle gemäß dieser Rahmenrichtlinie geregelten Fördervoraussetzungen erfüllen.
• Der Zuschuss wird als De-minimis-Beihilfe gewährt.