Wenn Sie Personen beschäftigen, müssen Sie der Sozialversicherung das beitragspflichtige Arbeitsentgelt dieser Beschäftigten mitteilen. 

Dazu geben Sie für alle am 31.12. eines Jahres bei Ihnen Beschäftigten bis zum 15. Februar des Folgejahres eine Jahresmeldung ab. Nur für kurzfristig versicherungsfrei Beschäftigte ist keine Jahresmeldung erforderlich.

• Wenn das Beschäftigungsverhältnis im Laufe des Jahres oder zum 31.12. eines Jahres endet, teilen Sie das beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Rahmen der Abmeldung mit. Eine Jahresmeldung ist dann nicht mehr erforderlich.
• Wenn das Beschäftigungsverhältnis unterbrochen wird, teilen Sie das beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Rahmen der Unterbrechungsmeldung mit. Für die bereits gemeldeten Zeiträume ist eine Jahresmeldung dann nicht mehr erforderlich.

Die Jahres- oder Entgeltmeldung müssen Sie, wie alle anderen Meldungen zur Sozialversicherung, elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, haben Sie die Meldungen mit diesem Programm zu erstellen und zu versenden. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Ansonsten müssen Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln.

Unter anderem bietet die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) mit „sv.net“ eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an, die Sie für die Entgeltmeldungen nutzen können. Bis zu einem bestimmten Nutzungsumfang ist das Programm kostenlos.