Sie können eine Entlastung von der Kaffeesteuer beim örtlich zuständigen Hauptzollamt beantragen, wenn Sie den Kaffee oder die kaffeehaltigen Waren ursprünglich versteuert haben, aber später zu einem Zweck verwenden, der eine Entlastung rechtfertigt. 

Eine Entlastung bei der Steuer kann bedeuten:

• Erlass: Die bereits entstandene, aber noch nicht bezahlte Steuer wird Ihnen erlassen. Den entsprechenden Antrag können Sie nur stellen, wenn Sie auch Steuerschuldner für die betreffende Ware sind.
• Erstattung: Die bereits bezahlte Steuer wird Ihnen erstattet. Auch diesen Antrag können Sie nur stellen, wenn Sie auch Steuerschuldner für die betreffende Ware sind.
• Vergütung: Sie sind nicht der Steuerschuldner, der die Steuer bereits bezahlt hat, sondern ein anderer Steuerschuldner hat für die Waren die Steuerschuld entrichtet. Auf Antrag wird Ihnen die Steuer vergütet (Vergütung).

Entlastungen der Kaffeesteuer sind in den folgenden Fällen möglich:

• Sie nehmen bereits versteuerten Kaffee in Ihr Steuerlager auf. Ein Steuerlager ist ein vom Hauptzollamt zugelassener Ort, an dem die Erzeugnisse hergestellt, bearbeitet, verarbeitet, gelagert, empfangen oder versandt werden dürfen. 
• Sie liefern bereits versteuerten Kaffee an einen Empfänger in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU).
• Sie liefern bereits versteuerte kaffeehaltige Waren an einen Empfänger in einem anderen Mitgliedstaat der EU oder führen die Waren in ein Drittland außerhalb der EU aus.
• Sie vernichten bereits versteuerten Kaffee auf Ihre Kosten an einem anderen Ort als in Ihrem Steuerlager. 
• Sie vernichten bereits versteuerte kaffeehaltige Waren in Ihrem Herstellungsbetrieb.

Wenn Sie versteuerten Kaffee oder kaffeehaltige Waren gegen Steuerentlastung in einen anderen Mitgliedstaat befördern oder kaffeehaltige Waren ausführen wollen, brauchen Sie vorher eine Zusage durch das Hauptzollamt in Form eines Zusagescheins. Diesen müssen Sie mit einem amtlichen Vordruck beantragen.