Die Meldung müssen Sie in der Regel elektronisch einreichen. Dazu können Sie das Online-Verfahren der Zollverwaltung nutzen:

• Rufen Sie die „Internet-EMCS-Anwendung“ („IEA“) der Zollverwaltung auf und folgen Sie den Anweisungen zur Anmeldung.
• Klicken Sie auf der Startseite der Anwendung auf die Schaltfläche „Neuen Vorgang anlegen“. Fügen Sie dem Vorgang das Formular "e-VD" (elektronisches Verwaltungsdokument) hinzu.
• Füllen Sie das Formular "Entwurf e-VD" aus und speichern sie es. Folgen Sie gegebenenfalls den Hinweisen zu fehlenden Angaben oder Unterformularen.
• Wählen Sie die Option „Signieren“, um die Meldung an Ihr zuständiges Hauptzollamt zu übermitteln.
• Die EMCS-Anwendung überprüft automatisiert Ihre Meldung.
• War die Überprüfung Ihrer Meldung erfolgreich, erhalten Sie eine Nachricht in der Internet-EMCS-Anwendung mit einer Zusammenfassung der Daten, die Sie übermittelt haben. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung.
• Zusätzlich erhalten Sie eine Referenznummer zu dem Vorgang (Administrative Reference Code, ARC) sowie ein PDF-Dokument mit einer Auflistung der Vorgangsdaten. Das PDF-Dokument dient ausgedruckt der Begleitung Ihrer Waren.
• Hat der Empfänger nach Ankunft der Ware den Empfang im EMCS bestätigt, so wird Ihnen die Nachricht „Eingangsmeldung“ zugestellt, gegebenenfalls zusammen mit weiteren Informationen zum Beispiel im Fall einer Beanstandung.
• Wenn Sie Waren nicht versenden, sondern empfangen, müssen Sie eine solche Eingangsmeldung anlegen. Verwenden Sie dazu das Formular "Eingangsmeldung" in der Internet-EMCS-Anwendung.

Alternativ können Sie bestimmte, vom Zoll zertifizierte Software nutzen, um eine Beförderung unter Steueraussetzung anzumelden.

In manchen Fällen gibt es Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Meldung. Dann reichen Sie die Meldung schriftlich ein:

• Informieren Sie sich auf der Internetseite der Zollverwaltung über das Papierverfahren und das sogenannte Ausfallverfahren.
• Beachten Sie die Hinweise der Zollverwaltung zum jeweiligen Verfahren, den Voraussetzungen und den benötigten Formularen.

Zuständig ist das Hauptzollamt, von dessen Bezirk aus Sie Ihr Unternehmen betreiben oder, falls Sie kein Unternehmen betreiben, in dessen Bezirk Sie Ihren Wohnsitz haben. Wird Ihr Unternehmen von einem Ort außerhalb Deutschlands betrieben oder haben Sie keinen Wohnsitz in Deutschland, ist das Hauptzollamt örtlich zuständig, in dessen Bezirk Sie erstmalig steuerlich in Erscheinung treten.