Sie müssen den elektronischen Lohnnachweis über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder entsprechende Ausfüllhilfen, zum Beispiel dem SV-Meldeportal, abgeben.

Wenn Sie die Meldung über ein Entgeltabrechnungsprogramm machen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuelle Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.
• Wenn Sie die Angaben über die Entgelte Ihrer Beschäftigten übermitteln, benötigen Sie folgende Daten:
  • Bezeichnung der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
  • Unternehmensnummer bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
  • PIN für Lohnnachweis Digital
    • Die Zugangsdaten erhalten Sie von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse mit den Mitgliedsunterlagen oder dem Bescheid über die Veranlagung des Unternehmens per Post. Sie können die Zugangsdaten auch nachträglich beantragen.
• Rufen Sie Ihre Stammdaten ab. So wird sichergestellt, dass Sie im weiteren Verfahren nur Lohnnachweise mit korrekter Unternehmensnummer und tatsächlich veranlagten Gefahrtarifstellen an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse übermitteln.

• Im Entgeltabrechnungsprogramm sind Ihre  Unternehmensdaten, wie Betriebsnummer, Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Unternehmensnummer und PIN, hinterlegt. Damit rufen Sie die Stammdaten in der Stammdatendatei bei Ihrer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse ab.
• Durch den Stammdatenabruf folgert Ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse, dass Ihr Unternehmen im jeweiligen Beitragsjahr Beschäftigte hat und diese bezahlt.
• Der zuständige Unfallversicherungsträger erwartet nun den elektronischen Lohnnachweis für dieses Beitragsjahr.
• Übernehmen Sie die rückgemeldeten Daten in das Entgeltabrechnungsprogramm. Anschließend überprüfen Sie die Zuordnung aller Beschäftigten zur Gefahrtarifstelle und passen diese gegebenenfalls an.
• Mit dem digitalen Lohnnachweis werden folgende Daten übermittelt:
  • Unternehmensnummer beim zuständigen Unfallversicherungsträger
  • Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers
  • bezogen auf die Gefahrtarifstelle:
    • beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    • geleistete Arbeitsstunden aller Beschäftigten
    • Anzahl der Beschäftigten

Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Abrechnungskreise nutzen, müssen Sie für jeden Kreis die Stammdaten abrufen und die Lohnnachweise melden.

Wenn Sie die Meldung über eine Ausfüllhilfe machen:

• Der Abruf der Stammdaten Ihres Unternehmens erfolgt automatisch unmittelbar bevor Sie den Lohnnachweis abgeben. Eine eigenständige Abfrage ist daher nicht notwendig.