Dokumente (z. B. Ablichtungen, Abschriften oder Ausdrucke) können amtlich beglaubigt werden, wenn es sich handelt um

• amtliche Urkunden deutscher Behörden zur Verwendung im Inland (für ausländische Urkunden, die im Inland sowie inländische Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, gelten besondere Regelungen und Zuständigkeiten)
• sonstige  Dokumente, wenn das Dokument zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird

Dokumente dürfen nicht amtlich beglaubigt werden, wenn

• die ausschließliche Zuständigkeit einer anderen Behörde gegeben ist (z.B. Personenstandsurkunden und Auszüge aus dem Liegenschaftskataster)
• die Annahme berechtigt ist, dass der ursprüngliche Inhalt des Dokuments, dessen Ablichtung, Abschrift oder Ausdruck beglaubigt werden soll, geändert worden ist (z. B. wegen Lücken, Durchstreichungen und Einschaltungen) oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist

Unterschriften und Handzeichen können grundsätzlich von den Behörden des Landes, den Gemeinden und Gemeindeverbänden und von den der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts amtlich beglaubigt werden, wenn

• das unterzeichnete Schriftstück zur Vorlage bei einer Behörde oder
• aufgrund einer Rechtsvorschrift bei einer sonstigen Stelle 

vorzulegen ist.

Die Unterschrift oder die Anerkennung einer von der antragstellenden Person bereits vollzogenen Unterschrift soll in Gegenwart des Bediensteten geleistet werden.

Unterschriften und Handzeichen dürfen nicht amtlich beglaubigt werden, wenn sie:

• der öffentlichen Beglaubigung bedürfen (z.B. privatrechtliche Verträge)
• ohne zugehörigen Text (Blankounterschriften) vorgelegt werden